信息技术条件下区域教育科研网络管理的实践和

  信息技术条件下区域教育科研网络管理的实践和创新

   侯 兰

   教育科研管理是教育管理工作中的一个重要组成部分,它兼有学术管理和行政管理的双重职能。具体而言,教育科研管理是指管理者遵循教育科研规律,运用决策、计划、组织、控制等现代管理方式和方法,通过组织、协调、指挥和控制,有效地发挥人、财、物等诸多要素的效应,实现教育科研全部目标的过程。教育科研管理包括教育科研的课题管理、组织管理、队伍管理、成果管理和档案管理等。

   北京市海淀区作为教育大区、强区,历来有着重视科研的传统。近年来随着科研氛围的逐渐浓厚,教师们的科研热情越发高涨,区级规划课题数量从“十一五”期间的197项,飞升到“十二五”期间的966项,市级课题、国家级课题数量同样也在逐年增加。处在新时期,面对新形势,改变管理方式是必然的选择,借助信息化手段,探索新型管理方式,对各级各类课题实行网络化管理,不仅能够避免档案残缺、共享困难、耗费资源等问题,同时还能大大提高管理效率。

   科研管理信息化

   信息技术的发展给科研管理带来了最为直接的机遇和挑战。科研管理信息化是科研管理发展的必然趋势,是科学技术研究、管理科学、信息科学与技术在科研管理领域中的综合应用。具体而言,是指利用现代信息技术,通过开发和共享科研信息资源,实现科学研究、管理流程、管理方式和信息交流的电子化和网络化,从而提高科学研究、科研管理和科研交流的效率和水平。其主要目标是:以计算机网络为代表的信息技术手段全面应用于科研管理的全过程, 实现数据集成、统一管理,提高工作效率和科研管理水平,建立各种科研资源库,实现数据共享,同时为有效地进行科研管理决策提供依据和服务。

   课题管理系统是一套管理方式和管理工具的集成品,外显为课题管理系统,内隐的却是一整套管理模式。科研管理信息化的内涵在于创新出能够体现系统性、关联性、即时性和针对性等特点的新型管理流程和管理模式,并使之替代传统的管理模式,从而使工作人员从繁杂的事务处理工作中解放出来。不管管理人员的素质多么参差不齐,只要统一业务流程标准,各级管理员都能在系统的流程引导下,高水平地完成管理工作,进而提升整个区域的科研管理成效和水平。

   科研管理信息化的特点

   科研管理信息化有着自身的发展规律,其活动也有着特殊性。综合而言,科研管理信息化具有以下三个主要特点。

   1.服务性

   管理就是服务。教育科研工作涉及面广,科研管理者不仅需要为研究者提供一定的培训、指导,还要为广大中小幼职等单位和教师提供良好的研究环境和研究工具;不仅对下要服务学校的一线教师,对上还要服务政府决策。课题管理信息化既能通过系统平台为教师搭建课题研究的环境和支撑工具,使教师享有共建的优质资源,还能通过其档案功能、数据分析功能、成果摘报功能等把握区内科研动态和研究成果,为决策提供良好支撑。

   2.激励性

   对于学校和教师而言,教育科研是一种自发、自主的行为,并不是强制性的。因此,教育科研的管理必须依靠激励来调动学校和教师参与教育科研的积极性。课题管理信息化借助“系统”的评价(积分)功能,从活跃度、科研能力、影响力、工作能力等维度来评价课题负责人、教科室主任以及学校。系统根据积分自动排名,在系统首页展示出排名前5位的优秀研究者、优秀教科室和优秀学校。以积分制来不断激励从属于系统中的各个用户,让系统使用者劳有所获。

   3.灵活性

   教育科研是一种复杂的创造性活动,研究对象的复杂性、研究方法的多样性和参与人员的广泛性使得教育科研的管理需要具有很高的灵活性。教育科研的管理既需要一定的刚性要求,如一定的科研规范和标准,也需要灵活多样的管理方式,这样才不致于机械和僵化。管理的灵活性要求科研管理系统要根据具体情况灵活处理各项功能设置,比如“系统”中的刚性要求体现在每一项课题都必须依次走完开题、中检、结题申请、结题四个环节,按照课题管理部门的要求,完成所有阶段的材料上传任务,经过学校初审,管理部门终审后才能顺利结题。柔性要求是对课题过程性管理的要求,区级管理部门对此不作要求,但是“系统”上有提交过程性材料的地方,此部分的上传内容由学校管理部门自行决定。总之,通过制度引导、宏观调控、激励诱导等方式协调教育科研的目标,针对不同情况采取不同的管理手段和要求,实行弹性管理,从而达到最佳的效果。

   支撑科研管理信息化的系统特点分析

   在“以教育信息化带动教育现代化”的方针引领下,立足于海淀区的实际情况,借助发达的信息技术手段,开发管理与研究并重,适度开放、资源共享、宣传辐射、树立典型的课题系统,不仅对于提高科研管理效率有着重要作用,对于提升教师专业发展水平也有着重要作用。在查阅、调研众多课题管理系统后,我们总结出了如下特点。

   从实际应用情况来看,课题管理网络化实施的主体有国家级,省、直辖市及自治州级,市级及市级县,区级还有校级。全国各级层面,实施区域化课题管理的数量不是很多,这使得我们对区域课题管理的研究有很大空间;课题管理网络化实施的方式主要有两种,一种是以网页的形式将课题管理的相关通知、文件、成果等信息挂到网上,供相关单位查看或者下载,再通过邮件或者其他形式提交材料;另一种是以管理系统的方式呈现的,具有交互性和互操作性,将课题管理的过程借助信息技术在网上完成,比如课题申报、课题审批、课题过程性材料监控、成果上报等;课题管理网络化实施的价值取向主要有封闭、开放、适度开放三种。利用课题管理系统对于课题进行管理,既要保证课题关键阶段的材料能够留存在系统中,同时也需要通过系统监控课题的进展情况,对于研究成果的保护也是对课题负责人知识产权的尊重。在各类课题管理系统中,被广泛采用的模式是适度开放型的系统呈现页面,即部分文件和资料可以公开,供网民查看,但课题的内部信息包括课题的各项资料都只有登录后才能看到。其次是封闭式的课题管理系统,即课题管理的首页只有一个登录界面,所有信息均需登录后才能看到。最少的是完全开放的课题管理系统,顾名思义,便是课题负责人上传的所有资料都可以被任何人下载、浏览。研究者未公开发表的成果,包括任何阶段性的材料都应该受到保护,但从学术公开和推广的层面来看,课题研究的成果应适度公开,使更多人受益。因此,对于研究成果适度公开的“度”如何把控,也是需要考虑的问题。

   从课题管理系统的功能来看,一般包括:(1)科研信息交流功能。比如将科研通知、文件、管理条例等信息直接在网上发布,用户可在网上查询,教师们也可通过在线交流等功能沟通。(2)科研流程管理功能。比如各类科研项目申请、各研究阶段材料的审批、成果鉴定及推广等。(3)科研数据统计与评价功能。根据录入的信息,实现对各类数据的统计与评价功能。动态的开放式系统,可将工作中不断产生的数据纳入进去,并随时根据不同的要求进行扩充和修改,不断完善,较好地为决策者服务。(4)系统内信息查看与检索功能。利用技术手段可以以不同的条件筛选和查看信息,比如按年度查看课题、按级别查看课题、按单位查看课题等;同时还可以通过检索功能搜索到相关文档和材料。

   总体来讲,网络化的教育科研管理在带来快捷、便利的同时,也出现了一些不适应当下基层教师深层需求的问题,比如重“事”轻“人”、重“管”轻“导”、重“结果”轻“过程”等弊端,管理的职能单一,方式僵化,没有考虑到教师内心愿望和情感需求,教师个性化的需求难以满足。因此需要转变观念,强化服务意识,通过不断改造现有的网络设计结构,调整内容,转变管理方式,来扭转这种局面,从而实现集科学管理与满足人本需求的新的教育科研网络管理模式,促进学校和教师更好地参与到教育科研的行动中来。

   在全面总结分析海淀区“十一五”教育科研工作的基础上,结合海淀区“十二五”发展纲要的精神,我们通过已有资源和再建资源的整合,更新理念、全盘规划、创新机制、改革方式,努力探索区域教育科研管理的新模式,打造了集管理、培训、交流、宣传于一体的全方位促进教师专业发展的阵地——“北京市海淀区科研课题管理系统”(以下简称“系统”)。

   “北京市海淀区课题管理系统”的设计理念

   我们建设“系统”的指导思想是借助网络信息的丰富性、交互性和传递的快捷性,创建一种覆盖广、效率高、可互动的科研管理模式,使区域教育科研管理部门能整合多方智力资源,形成适应课改深度推进需求的有效科研。通过系统的应用,促进教师与基层学校主动发展,节约教育科研的管理成本,实现教育科研的过程性指导,全面整合专业引领资源,推动跨校的合作交流,共享与推广研究成果。据此,“系统”建设的达成目标定位为以下几点。

   (1)实行管理与服务并举的运行模式,为学校教科研工作提供管理、研究工具,交流环境和信息服务。

   (2)实现全区课题统一管理,使区级课题管理部门与校级课题管理部门无缝衔接,促成各级各类课题研究进展情况的实时共享,便于区课题管理部门或校级课题管理部门高效地指导全区或各校课题的研究工作,实现各级科研管理工作的高效完成。

   (3)以流程化的管理模式引导课题研究者规范、高效地完成科研任务,为提升区域教师科研质量、形成规范性研究氛围起到了引领作用。

   (4)系统可进行全区成果的征集、推广工作,实现各项科研成果的标准化描述与管理,发挥其宣传和辐射带动作用。

   “系统”根据权限不同,设置了使用系统的不同角色。分别是管理员、区课题管理员、区级课题联系人、课题指导专家、学校科研主任、课题负责人、课题任务负责人、课题组其他成员这八类用户角色。

   “系统管理员”由负责系统总设计,并对系统最为熟悉的区级课题管理人员担任,一般只设1人,负责用户管理、用户变更审批、单位管理、角色管理等基础性工作。

   “区课题管理员”由区级课题管理部门中负责各级各类课题的若干管理人员担任,分工明确,责任清晰,利用系统开展一系列与课题管理相关的核心工作,包括课题指南、文件等的发布,课题申报的审批,阶段报告的终审,课题变更撤项的管理,课题通知的发送与反馈的回收,课题进度查询与统计等与课题管理密切相关的工作;还包括学校计划总结查收,全区科研活动月历管理,科研成果审批,培训资源管理,专家库管理,发布新闻公告等科研日常事务工作;此外,还有一些评价指标设置及数据字典维护等平台信息管理工作。区级课题管理员能够看到全区各级各类课题的进展情况和评价(积分)排行情况。

   “区级课题联系人”主要由区级课题管理部门(海淀教科所)的科研员担任,每名科研人员都被指派了若干所学校,对所辖学校,利用系统进行统一管理。具体包括,可以查看所辖学校的所有课题进展情况、数量统计结果及积分排名情况,可以对所辖课题校发送通知并接收反馈,可以接受课题教师的咨询并予以指导等功能。海淀教科所利用科研联系人制度实现了对全区各校科研工作的全覆盖,系统是科研联系人与学校沟通的一座桥梁。

   “课题指导专家”是由区级课题管理部门遴选出的,适合进行课题指导的专家组成,专家资源正在逐渐丰富中,包括各级教科研部分的行业专家,各大在京高校的学术专家,首都知名学者,一线校长、特级教师、科研骨干等。这些专家是由学校教科室主任依据学科、职称、职务、研究领域、单位类别等条件通过资源库的筛选功能筛选出来的,经其本人同意,可以与学校教师在线交流、指导课题。

   “学校科研主任”由学校实际负责科研工作的管理者、执行者担任,每校设1名,是学校层面的课题管理员,其用户具有该校的最高权限,表现在拥有创建课题、课题申报初审、阶段报告初审、变更撤项申请、学校专家库管理、给课题指派专家等课题管理功能;还具备设置学校信息、科室信息,提交科研成果、计划总结,填写科研活动月历,发布新闻/公告,进行科研培训资源和成果摘报审核,学校用户查询、变更管理,以及给校内教师发送通知的科研事务管理权限。学校科研主任可以查看本校所有课题的进展情况、数量统计结果及积分排名情况。

   “北京市海淀区课题管理系统”的功能介绍

   1.网络办公与集约管理

   由于研发系统的目的是应用网络平台实现科研的常态信息化管理,所以从计划总结、课题申报管理、成果申报展示、科研培训资料的共建共享、通知的下达反馈等,都可有效地通过网络传输系统完成。

   2.过程指导与专家引领

   对于纳入系统中的所有课题,区级课题管理部门都有相应的管理制度,通过海淀区教育科学研究所的科研联系人制度,我们实现了对全区所有学校的全覆盖,教科所的科研人员既是所辖学校的联系人,也是学校的科研指导专家,在“系统”中实现对学校课题的过程指导,起到专家引领作用。

   3.区域视野与跨校交流

   在“系统”中,所有用户对全区各校的课题研究情况一目了然,通过“承担单位”“负责人”“课题名称”等模糊检索,还可以搜索到自己关注的课题。个人的研究被放置在区域视野中,能够开阔眼界,通过课题空间中的“课题概述”了解信息。同时系统引导用户完善课题属性时,“强迫”每个课题负责人必须填写课题教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词。据此,系统能根据教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词在每个课题空间的页面左下方呈现出与本研究相关的所有课题,方便相关课题的研究人员跨校交流。

   4.成果共享与宣传辐射

   “系统”发挥网络的传播优势,将海淀区优秀科研成果展现在其中,不仅对课题成果起到了很好的宣传推广作用,对全国各地的研究同行提供宝贵的海淀经验,还为海淀科研影响力的提升做出卓越的贡献。

   5.自主发展与团体成长

   由于每位课题负责人都能为本课题添加核心组成员和普通成员,使每位成员登录系统后,能从“我参与的课题”中找到相应课题,进而在同一空间中共建共享课题资源,完成被指派的科研任务,参加课题负责人发起的在线研讨活动等。借助“系统”,不仅提高了课题负责人的组织管理能力和研究设计能力,同时也改变了以往学校课题研究单打独斗,苦不堪言的局面,形成团队科研的氛围,在同伴互助中实现团体的共同成长。

   “北京市海淀区课题管理系统”的日常应用原则

   (1)“系统”的建设应起到减负增效的作用。因此设置的栏目、基本内容应与常态科研管理紧密结合,不设置网络专管以增加管理成本,负责信息审核的学校管理员直接由区级课题管理部门的科研人员和学校教科室主任担任。

   (2)通过系统管理中的用户角色设置,赋予不同角色用户不同权限,分工明确,权限清楚,责任到人,并以此作为工作评估的依据之一。

   (3)通过首页优秀成果摘报显示,学校新闻动态播报,活跃课题、活跃学校风采展示,优秀研究者、优秀教科室、优秀学校积分排名,课题空间点击率、浏览量,以及专家点对点指导等形式,提供持续的激励与评价。

   (4)系统不是万能的,适时适度地应用才是最佳选择。比如交流,由于教育科研很大程度上需要面对面的直接交流,所以不是所有研讨都需要在“系统”中,通过在线交流方式来完成,“系统”的在线研讨功能更适合应用在跨校合作研究中,以及与不能时常来校进行指导的专家交流时使用。各级管理者要注意把握好管理分寸。

   (5)从学术角度来讲,研究成果应该进行分享,给予他人以启迪,但从知识产权保护角度来看,作为系统设计者同样需要考虑。因此,“系统”将课题空间中的“课题概况”公开,以展示课题名称、类别、单位、负责人、核心组成员、研究概述、目标、周期、研究内容、最新动态等基本信息,而对“任务分工”、“课题活动”、“研究日志”、“课题资料”等设置为只有课题组成员才能查看。同理,将成果简介页面公开,而对成果内容本身是否公开应设计成提交者可自主选择的,可以选择对所有人公开,也可以选择对本区注册用户公开。此外,科研培训资料等内容都是同样的道理。

   “北京市海淀区课题管理系统”自2012年正式面向全区启动以来,已实现对海淀区各级各类总计1477项课题的全程管理功能,具体包括国家级课题7项,市级课题10项,区级课题971项,学会课题489项。目前,808项“十二五”区级教育科学规划课题已在“系统”中顺利结题,占所有“十二五”区级教育科学规划在研课题数量的89%。系统内预置单位242个,涉及用户截至2014年10月15日总计17819个,用户数量还在不断增加。区域网络管理新形式的利用,为区、校两级课题管理工作带来了极大的便利,对宣传海淀教育科研的效果日益显见。

   注:本文系2012年度北京市教育科学“十二五”规划一般课题研究成果,课题编号是DHB12112,课题名称为“信息技术条件下区域教育科研网络管理实施策略研究”。

   (作者单位:北京市海淀区教育科学研究所)

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